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2019年10月26日22:53:35 2 332
摘要

1.深入淺出,細化工作內容,道盡行政管理中的各樁事。行政人員一學就會、必不可少的指導性工作手冊。
2.讓行政效率倍增的辦公工具書。讓復雜的行政工作變得簡單化、條理化、程序化。
3.整個行政管理體例一目了然,讓行政管理人員一看就懂,一學就會。講解深入淺出、論述循序漸進、語言生動樸素、用詞貼切有趣、案例豐富實用。
4.為行政工作的標準化、現代化提供系統的操作指導。
5.行政人員都做些什么?行政管理中都用到哪些表單?會議接待需要注意哪些要點?如何管理辦公環境才能提升公司檔次?如何規范化管理印章及文書?如何做后勤服務才能受到員工的歡迎?如何管理公司的財產物資?如何做好公司的安全保障工作?如何做好公司的法律事務?如何建設好企業文化?

一本書讀懂行政管理 內容簡介

企業行政管理是企業的中樞神經系統,一個企業的行政管理部門是整個企業單位核心保障,小到人事監管,大到企業制度設計,都需要行政部門的人員有非常好的專業知識背景。可以說,一個企業要想做大、做強,就必須建立高效的行政辦公管理體系,這樣才能最大限度地發揮企業的人力、物力和財力優勢,從而在當今日趨激烈的市場競爭中立于不敗之地。

全書采取總分結構,從行政管理總的概念開始,對行政管理中的各個業務模塊進行了深入淺出、循序漸進的論述,語言風格樸素而生動,用語貼切,有圖、有表、有案例,還有企業名人對行政管理的總結,內容可謂兼備"高端大氣上檔次,低調奢華有內涵",是行政管理領域不可多得的閱讀佳品。

一本書讀懂行政管理 目錄

前言 從一個面試問題說起

第一章 走進行政管理

行政管理的真相

話說行政管理的目標

企業的常見行政組織架構

行政管理崗位大揭秘

說一說流程設計與考核標準

行政部365天工作安排

一個行政管理人員的基本素養

別讓不懂管理限制了你的發展

官僚主義:行政管理的克星

他山之石:任正非談企業行政管理

第二章 行政人事管理

員工招聘管理

員工培訓管理

員工日常管理

員工差旅管理

實訓案例:細節決定升遷

他山之石:阿里巴巴的人才管理

表單一:員工招聘管理的表單

表單二:員工培訓管理的表單

表單三:員工日常管理的表單

表單四:員工差旅管理的表單

第三章 會議接待管理

企業常見會議的種類

如何籌備一場會議

會議期間的管理工作

會議之后的管理工作

會議成本的管控

企業電話會議和視頻會議

行政接待的禮儀要求

如何接待不同類型的客人

會議管理的關鍵點

行政接待的關鍵點

第四章 辦公環境管理

辦公室環境設計

開放式辦公環境

封閉式辦公環境

花園式辦公環境

辦公環境設計的注意事項

如何與裝修公司打交道

辦公室的5S管理

企業環衛綠化管理

實訓案例:環境不是一個人的事兒

他山之石:谷歌的辦公環境

第五章 印章文書管理

企業印章的種類及用途

印章的日常使用管理

企業證照的種類

證照的保管與使用

文件的收發管理

如何管理電子文件

檔案管理的流程與標準

企業實用文書寫作

5W1H:新聞寫作的6要素

表單:印章使用登記表

第六章 后勤服務管理

員工伙食管理

關于員工食堂外包

員工宿舍管理

員工租房補貼管理

員工心理健康管理

員工福利管理

表單一:員工住宿申請表

表單二:員工宿舍管理考核表

范本一:就餐卡使用管理規定

范本二:員工食堂滿意度調查

第七章 財產物資管理

企業固定資產管理

企業日常辦公用品管理

企業辦公設備管理

企業車輛管理

企業節能減排管理

表單一:固定資產登記表

表單二:固定資產移交清單

表單三:辦公用品請購單

表單四:辦公用品領用登記表

表單五:車輛日常檢查表

第八章 安全保障管理

企業日常安全管理

網絡安全管理

企業消防安全管理

企業值班安全管理

突發事件處理

企業保密工作管理

范本:員工保密協議

模板一:勞動安全管理制度

模板二:企業網絡安全管理制度

模板三:消防安全責任制度

第九章 法律事務管理

企業法務管理的目標

搭建法律風險防范體系

企業合同管理制度

如何解決合同糾紛

企業涉外經濟糾紛處理

企業知識產權管理

對員工違紀行為的處理

常用法律文書寫作技巧

模板一:起訴狀

模板二:授權委托書

第十章 企業文化建設

企業文化就要天天講

宣傳企業文化的渠道有哪些

企業網站建設

企業內刊管理

員工提案管理

員工活動管理

企業文化建設方案

做一個受人尊重的企業

范本一:稿件獎勵辦法

范本二:員工活動安排表

后記 有井水處就有行政管理

一本書讀懂行政管理 精彩文摘

一個行政管理人員的基本素養

在實際工作中,企業行政人員每天總會面臨大量的、瑣碎的事務,也常在扮演不同的角色,比如,行政人員可以是上傳下達的"宣傳員",可以是了解企業內外環境的"調研員",也可以是提供情報的"信息員",還可以是幫助業務部門工作的"服務員"等。由于行政人員在工作上具有這種綜合性,因而行政人員要具備足夠的知識積累和良好的職業素養。

企業行政管理人員應該具備的基本素養有以下幾點。

1.科學的知識結構

我國東漢的哲學家王充說:"人有知學,則有力矣。"這句話翻譯成現在的白話文,則相當于晚于王充1500多年、英國的哲學家弗朗西斯培根的一句名言:"知識就是力量。"行政人員在工作中接觸面較廣,要想游刃有余地處理各項事務,就需要有足夠的知識儲備、比較健全的知識結構。那么,行政人員的知識結構都包含哪些部分呢?

(1)自然科學、社會科學的基本知識。行政人員常會面臨企業接待中的迎來送往,在與人打交道時,應掌握必要的常識,這在一定程度上可以令人刮目相看。舉例來說,有位行政人員在接待企業的賓客時,談話之間提起我國節氣變化對耕種的影響,便嫻熟地背誦出《二十四節氣歌》:"春雨驚春清谷天,夏滿芒夏暑相連。秋處露秋寒霜降,冬雪雪冬小大寒。"這不由讓賓客對行政人員的知識素養暗生欽佩。

(2)行政管理的專業知識。行政管理的專業知識具體包括公文和應用文寫作知識、文書制作和處理知識、檔案保管知識、辦公室管理知識、會議組織知識、信息科學知識、人力資源管理知識、財務管理知識、管理學知識、傳播學知識、心理學知識等。

(3)企業所在的行業知識。行政人員如果在一家房地產公司工作,那么就有必要了解房地產方面的一些知識;若在一家電子商務公司里工作,則有必要了解與電子商務相關的運營和技術知識等。一般來說,行政人員對企業所在行業的專業知識多些了解,有助于確保其在內外協調等溝通工作中的順暢性。

(4)其他相關知識。例如,行政人員經常需要考慮如何降低企業不必要的成本,為此,行政人員要掌握相應的經濟學和統計學方面的知識;有時,行政人員還會面臨相關法務問題,這種情況下,行政人員就需要具備一定法學知識。

2.基本的職業能力

基本職業能力指行政人員正常地開展工作時,所需要具備的基本職業能力,比如,文字寫作能力、語言表達能力、社會交際能力、溝通協調能力、調查分析能力等。如果一個人要從事行政管理工作,那么以上這些基本的職業能力往往是不可缺少的。

3.職業道德

行政管理人員應該具備的職業道德有:忠于職守、嚴守機密、恪守信用、文明禮貌、廉潔奉公。一般情況下,企業行政管理工作大多是重復性、煩瑣性工作,只有堅守良好的職業道德,才有可能安心于本職工作,并把每一份細小的工作做好,進而提高企業行政管理的質量和水平以及優化企業的經營。

4.培養良好的職業性格

在管理學界流行一句話:"工作可以改變一個人的性格。"的確,我曾經有一位性格內向的同學,不敢當眾講話,一說話就臉紅。他在畢業后從事保健品銷售,后來被調入企業的行政部,先做行政干事,后晉升到行政部經理。多年工作的淬煉,使他仿佛有了"脫胎換骨"般的變化,他不再是昔日校園里的那個靦腆小男生,而是歷練得成熟穩重,言談自信而有條理,極富個人魅力。總的來說,行政管理人員的理想職業性格是:開朗、穩健、堅毅、幽默、自制。

最后,希望每個正在從事行政管理工作,或者準備從事行政管理工作的朋友,練好基本功,培養自己健全的職業素養,這將是你職業生涯發展的基礎,也是你走向職業輝煌的基點。

別讓不懂管理限制了你的發展

一般來說,人在職場上的發展路線主要有三條:一是晉升為管理者,二是向專業化方向發展,三是向創業者轉變。如果晉升為管理者,那么掌握必要的管理技能顯然是不可缺少的;若成長為更高級別的專業工作者,則往往需要具備培訓職場新人的相關技能,為了做好培訓,同樣要求行政人員具備相應的管理技能;若將來選擇創業,則管理技能同樣不可缺少。

可見,掌握一定管理技能,是一個職場人士不可回避的問題。在現實中,不少職場人士,包括行政人員,在個人職業發展到一定程度的時候,感覺遇到了瓶頸,這里面一個重要的原因就是管理知識和技能儲備欠缺。接下來,我們系統地介紹行政人員需要掌握的管理技能。

1.思維技能

行政人員只有把事情想清楚,才有可能做好事情。正如管理大師彼得德魯克所說:"要做對的事,再把事情做對。"可見,行政人員的思維能力很重要,往往也是很難培養的。一個人的思維技能主要表現在三個方面,分別是擬訂計劃、制定決策與解決問題。

管理工作的第一步便是擬訂清晰、有效的工作計劃。在實際工作中,無論是長期的戰略規劃還是人員招聘計劃、質量改善計劃、年度預算、籌辦公司運動會等,都需要制訂計劃。

有了計劃,接著就是領導執行。在計劃與執行的過程中會有許多變量,這就需要我們對決策不斷予以調整,使決策更加切實可行。一般來說,正確的決策是奠定成功的基礎,錯誤的決策可能會直接導致失敗。正如英特爾公司前CEO安迪葛洛夫所說:"我們并非特別聰明,只不過在激烈的競爭中,比對手做出更多正確的決策。"

我們在執行任務的過程中,往往會遇到一系列問題,這就需要我們具備解決問題的能力。拿破侖曾說:"困難只是在印證一個人偉大的程度。"沒有一個企業是沒有問題的,比如質量不佳、產能不足、交期不準、人力不足、士氣不佳、財務困窘、設備老舊、工藝落后、市場占有率下滑等,誰能解決這些問題,誰便能受到重用。

正如英國前首相丘吉爾所說:"所謂成功便是肩負更大的重任,去面對更棘手的問題。"因此,我們在解決問題時,要理清思路,切忌眉毛胡子一把抓,通常要界定問題、收集資料、分析問題、找出問題根源,并運用創造能力找出解決方案。

一個有志于在職場上走得更遠的人,要注重自己思維能力方面的修煉,從而為自己的發展奠定堅實的基礎。

2.績效管理

我們在企業中領取薪資并享受應有的福利,就應該回報給企業相應的績效,一般來說,職場人士面臨的問題很現實,不能創造好的績效,就得"走路",企業不養"閑人"。其實,企業面臨的競爭環境通常很現實,也很殘酷,每一分沒有產出的投入都會降低企業的競爭力。因此,如何協助企業提高績效,是職場人士(當然也包括行政人員)應該具備的最為核心的技能。其中,制定標準、成果管制與績效考核是三種關鍵技能。

俗話說"無規矩不能成方圓",如果一項工作沒有標準,就會沒有考核的標尺。一般來說,制定標準的具體技能包括判別需要標準化的項目、進行工作分析、作業研究、評估與制定合理的標準、形成書面材料以及進行必要的培訓等。

為了確保執行有效,我們需要對執行的結果進行適當管制,比如,分辨該管與不該管的事,如何管,并將外部控制逐漸演變為自我管理。接下來,我們還要掌握績效考核的技能,確立公正、合理的考核辦法與激勵機制,努力提升績效。

3.組織技能

在美國"鋼鐵大王"安德魯卡內基的墓碑上刻著一行字:"這里躺著的人,善用比自己能力更強的人。"這句話簡直一語道破職場人士應有的組織技能。的確,現代企業的組織日益復雜,員工也來自四面八方,甚至世界各地,國際化的企業也越來越多,那么如何才能迅速組織一群人,集中力量于共同的目標呢?在這之中,職場人士的組織技能便成為決定性的因素。

一般來說,組織技能包括團隊建設、領導能力與培育部屬的能力。其中最為關鍵的是,職場人士要對部屬與團隊成員具有真誠的關懷,絕非只是想表現自己,否則就無法真正提升自己的組織技能。這正如我國儒家所倡導的:"修身、齊家、治國、平天下。"可見,一個人組織技能的發展是由內而外的,真誠的心意是成功運用組織技能的關鍵。

4.職業化

所謂職業化,是要顯露專業風采,即做人做事要有模有樣,要與自己的職業身份相匹配。職業化的能力主要表現在主持會議、溝通表達與自我管理方面。管理大師彼得德魯克曾說:"職業經理人不是在做事,便是在開會。"這句話看似有點戲謔的意味,卻也突出了會議在職場人士工作中的重要性與頻繁性,那么,如何把會議開好,對職場人士來說就是一件重要且體現專業度的事情。

在工作中,溝通方式主要分為兩種,即書面方式和口語方式。書面方式包括營運計劃書、備忘錄、工作記錄、調查報告、往來公文、廣告文案、電子郵件、產品說明書等,口語方式包括發表演說、主持會議、記者采訪、培訓員工、銷售說明、采購議價、商業談判等。職場人士的一項核心技能就是溝通,因此,培養精準、有效的溝通與表達能力,是每一位職場人士的必備功課。

俄國大文學家列夫托爾斯泰曾說:"人們經常想要改變他人,卻少有人愿意改變自己。"我國儒家先賢孟子說:"行有不順,反求諸己。"這都說明了一個人進行自我管理的重要性。在實際工作中,一個人只有以身作則,才可能成為部屬的表率。

那么,一個職場人士應該怎樣進行自我管理呢?首要就是進行時間管理。管理大師彼得德魯克說:"除非把時間管理好,否則沒有辦法管好其他的事情。"誠然,生命中要做的所有事情,都要占用或長或短的時間,而時間恰恰是最公平的,每個人每天只有24小時,因此人生成敗、績效好壞、公司興衰都取決于如何有效運用時間。

其次,終身學習也是職場人士自我管理的重要方面。彼得德魯克說:"未來的企業學習將取代經驗,變成組織中最重要的事。"的確,社會在發展,時代在進步,職場人士若不能及時"充電"與更新知識,就有面臨被淘汰的可能,這絕非危言聳聽。保持學習,也是讓自己跟上企業發展步伐的重要選擇,當個人發展跟不上企業發展時,個人職業發展就會遭遇危機。

最后,職場人士還要保持健康與活力,培養與提升自己的情商,保持快樂的心情,維持高昂的斗志,懂得自我激勵等。職場人士做好自我管理,是其在漫長的人生旅途中保持最佳狀態的基礎。

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